Najprej definiramo obdobje poslovanja. To storimo z gumbom Dodaj ali z gumbom Odpri obdobje. Razlika je le v tem, da gumb Odpri obdobje avtomatsko generira mesečno obdobje - naslednje po vrsti od že ustvarjenih. Z Dodaj pa podatke o obdobju vnesemo ročno. Sam vnos obdobja je preprost. Vnesemo naziv obdobja, začetni in končni datum Polje 'Šifra' pustimo prazno, ker ga sistem generira samodejno. S klikom na obdobje ga odpremo. (obdobje poslovanja). Praviloma generiramo obdobja mesečno, sistem pa nam ponuja tudi možnost poljubno dolgih obdobij.
Ko je obdobje poslovanja zaključeno, ga zaklenemo s klikom na gumb Zakleni, če smo na obdobju, ali pa s klikom na ikono ključavnice (), če smo na seznamu obdobij. Ko je obdobje zaklenjeno, ni več mogoče kakorkoli spreminjati dokumentov, ki sodijo v to obdobje.

Materialna temeljnica

Materialna temeljnica je dokument s katerim poknjižimo materialni promet v glavno knjigo. Ko smo na obdobju poslovanja, poženemo temeljnico z gumbom Temeljnica. V oknu, ki se odpre, s klikom na OK kreiramo temeljnicoTemeljnice se kreirajo po skladiščih. Ko je kreiranje temeljnic končano, dobimo seznam temeljnic znotraj obdobja. Vsako posamezno temeljnico lahko pregledamo in sicer: s klikom na ikono si prenesemo rekapitulacijo po kontih, s klikom na ikono pa podrobni pregled vključno z materialnimi podatki na katere se vsaka posamezna knjižba nanaša. Podrobni pregled je lahko predvsem v pomoč pri preverbi knjižb. Če ugotovimo kakršnokoli napako, lahko vsako posamezno temeljnico brišemo. Pri ponovnem kreiranju temeljnic, se kreirajo samo tiste, ki jih še nimamo.

Rezultati knjiženja so za informacijo vidni tudi na vseh materialnih dokumentih. Ko smo na pregledu materialnega dokumenta, kliknemo na Temeljnica. Odpre se nam tabela knjižb po kontih za dotični dokument. Dejansko knjiženje temeljnice v Glavno knjigo je odvisno od tega, katero Glavno knjigo uporabljamo in ni stvar Tip-a. Po dogovoru je možna izvedba implementacije dejanskega knjiženja glede na specifikacije Glavne Knjige.

Intrastat

Intrastat je statistika blagovne menjave med državami članicami Evropske unije (EU), pri kateri se podatki mesečno zbirajo neposredno od poročevalskih enot. Intrastat je bil uveden ob uvedbi skupnega evropskega trga, ko podatkov o blagovni menjavi med državami članicami EU zaradi ukinitve notranjih meja ni bilo več mogoče pridobivati iz carinskih deklaracij. Podjetja, ki poslujejo z drugimi državami, članicami EU - bodisi prodajajo v druge države članice EU, bodisi nabavljajo v dugih državah članicah EU - so dolžna poročati o tem Statističnemu Uradu. Glede na obseg poslovanja je določena pogostost poročanja. Večina podjetij poroča mesečno. Intrastat poročanje je razdeljeno na dva dela: Intrastat prejemi in intrastat odpreme.

Zbiranje podatkov

Podatki za intrastat poročanje prihajajo iz materialnih dokumentov (Prevzemi in Dobavnice) in iz dodelav (Izvedba delovnega naloga). Potrebni podatki za poročanje intrastat so:

• država namena (pri odpremah blaga) oz. država, ki je blago poslala (pri prejemih blaga)
• vrsto posla
• šifra blaga po Kombinirani nomenklaturi (tarifna številka)
• država porekla
• pogoji dobave
• lega kraja
• vrsta prevoznega sredstva
• neto masa
• količina v dodatni merski enoti (če je predpisana v Kombinirani nomenklaturi)
• fakturna vrednost
• statistična vrednost

Intrastat podatki na prevzemnici in dobavnici

Na prevzemnicah in dobavnicah vnašamo za intrastat potrebne podatke ob vnosu dokumenta, lahko pa jih popravljamo/spreminjamo tudi kasneje, brez da bi morali dokument najprej preklicati. V orodjih Dokumenta imamo gumb Intrastat. S klikom nanj se nam odpre polje za vnos vrste prevoznega sredstva za dotični dokument. Privzeto je nastavljeno na 'Cestni prevoz'. Podatek shranimo s klikom na simbol za shranjevanje pod vnosnim poljem . Podobno vnašamo podatke na posameznih postavkah dokumenta. Tudi tukaj imamo gumb Intrastat. S klikom nanj se nam odpre vnos vrste posla, statistične in fakturne vrednosti. Privzete vrednosti za vrsto posla so vnešene na skladiščih. Praviloma so privzete vrednosti ustrezne, jih je pa seveda vseeno smiselno preveriti. Shranimo enako kot v glavi dokumenta s klikom na simbol za shranjevanje. Vrednosti tukaj ni potrebno vnesti - ob shranjevanju postavke jih bo sistem izračunal iz vrednosti na dokumentu. Lahko pa ju tukaj ročno popravimo. Ostale za intrastat potrebne podatke dobimo iz podatkov, ki so že na materialnih dokumentih:

• Država namena: na prevzemu država dobavitelja, na dobavnici država kupca
• Kombinirana nomenklatura je vnešena na artiklih (tarifna št.)
• Država porekla je vnešena na postavki prevzemnice (potrebna je samo pri intrastat prevzemih)
• Pogoji dobave so vnešeni na dokumentu (pariteta)
• Lega kraja se določi iz države namena
• neto masa se vnaša na artiklih in se ob vnosu materialnega dokumenta prenese na postavko
• Statistična in Fakturna vrednost se sicer izračunavata iz vrednosti postavke materialnega dokumenta, lahko pa ju popravimo.

Na ta način imamo z materialnimi dokumenti 'pokrite' nabave blaga, prodaje blaga, popravila oplemenitenja in dodelave, ki jih izvajamo za tuje kupce.

Intrastat podatki za dodelave

Za intrastat je potrebno poročati tudi o dodelavah, ki jih za nas izvaja tuji partner. Dodelave so del tehnološkega procesa in so zato zavedene v razpisu delovnega naloga. Tam seveda nimamo na voljo toliko podatkov kot pri materialnih dokumentih, zato jih je za potrebe intrastata potrebno vnesti ob obravnavanju dodelave. Dodelave so podrobneje opisane v poglavju proizvodnja. Podatke za intrastat vnesemo, ko vnašamo izdajo na dodelavo in ob vrnitvi iz dodelave. Vnašamo:

• Vrsto posla
• Državo porekla (pri vračilu iz dodelave)
• Vrsto prevoznega sredstva
• Incoterm

Vrednosti ne vnašamo, saj se določijo na podlagi vrednosti polizdelka (iz razpisane kosovnice) in vrednosti storitve dodelavi (iz cenika storitev).

Pri vnosu izdaje na dodelavo se odpre okno, v katerem vnesemo potrebne podatke. Praviloma so sicer ponujene privzete vrednosti že pravilne. Izdaja na dodelavo se za vsako dodelavo vnese v celotni količini razpisane dodelave, prevzemi iz dodelave pa se lahko za eno dodelavo zgodijo večkrat. Zato intrastat podatke pri prevzemih vnašamo na vsak posamezni prevzem iz dodelave s klikom na ikono za urejanje prevzema .

Obdelava intrastat

Ko imamo tako vse podatke na materialnih dokumentih in dodelavah vnešene, poženemo obdelavo intrastat. Gremo na obdobja poslovanja, v seznamu izberemo obdobje za katerega poročamo. S klikom na gumb Intrastat (1) poženemo obdelavo. Po končani obdelavi, dobimo na zavihkih Intrastat prejemi (2) in Intrastat odpreme (3) zbrane podatke za intrastat. Pod vsakim od obeh zavihkov se pojavita še dva zavihka 'Knjižbe' in 'Napake'. Na zavihku napake praviloma ne bi smelo biti nobenega zapisa. Če so, moramo podatke za intrastat popraviti na materialnih dokumentih in dodelavah, kot je opisano zgoraj. Ko popravimo podatke, lahko obdelavo ponovno poženemo.

Pregled podatkov in izvoz v XML

Podatke pregledujemo in izvažamo ločeno za prevzeme in za izdaje. Za pregled si podatke izvozimo v Excel. To storimo z gumbom Izvoz v Excel (1). V dobljeni excelovi datoteki so podatki zbrani, kakor jih vidimo na zaslonu, obenem pa so na drugem listu 'razbiti' po posameznih postavkah dokumentov. Z gumbom XML (2) podatke izvozimo v XML datoteko, ki je pravilno strukturirana in pripravljena za uvoz v aplikacijo statističnega urada za poročanje Intrastat.

Primer postopka obdelave:

• Postavimo se v obdobje za katerega poročamo v 'obdobjih poslovanja'.
• Poženemo obdelavo s klikom na 'intrastat'
• Ko je obdelava končana (opozorilo v zelenem okencu na vrhu zaslona), si za boljšo preglednost podatke najprej izvozimo v Excel.
• Prestavimo se na podzavihek 'napake'.
• Preverimo vse morebitne napake, ki so tam naštete. Če je napaka resna, je označena z rdečo barvo, opozorila so rumena. Resne napake so prikazane na začetku.

  Da bi se izognili napakam, je najbolje, če se za vsak posamezni dokument intrastat podatki preverijo že ob vnosu dokumenta.

• Najlepše je seveda, če napak ni. Če pa so, pa moramo od enega do drugega dokumenta popraviti napačne podatke. Napake nam povedo, kateri je dokument z napako in kakšna je le-ta. Vsaj napake označene z rdečo (danger) moramo popraviti na samem izvoru podatkov - na dokumentu. Popravljanje intrastat podatkov na dokumentih je omogočeno tudi, če je dokument sicer potrjen in potrjeno vrednotenje. Kliknemo na gump 'intrastat', vnesemo pravilne/ustrezne podatke...
• Ko smo končali s popravki enostavno še enkrat poženemo obdelavo. Načeloma tako dolgo, da napak več ni

  Napak ni nujno potrebno odpravljati v sistemu, čeprav je zelo priporočljivo - lahko jih namreč popravljamo tudi ob sami oddaji poročila na statistični urad (njihova aplikacija to dovoljuje)

• enak postopek naredimo tako za intrastat prejeme kot za intrastat oddaje.
• Ko ni več napak, podatke izvozimo v XML datoteko. Za prevzeme posebaj in za izdaje posebaj. Obe XML datoteki si shranimo nekam na znano mesto, kjer jih bomo lahko pozneje našli.
• Prijavimo se v aplikacijo za poročanje SURS in obe pripravljeni datoteki uvozimo. Poženemo še preverbo znotraj aplikacije SURS.