Priprava

Inventurna komisija določi v pravilniku inventure kdo je odgovoren za popis in katere vire oz. sredstva popisuje. Na podlagi tega pripravi popisne pole. Na popisni poli je namreč določeno katere klasifikacije iz zalog in / ali kateri artikli sodijo na posamezno popisno polo.

Inventurni popis najdemo v meniju Tip -> Materialno poslovanje -> Inventurni popis. (Slika). Nov popis dodamo s tipko Dodaj. Vnesti moramo naziv popisa (npr. Popis surovine), izberemo vrsto dokumenta, vnesemo datum inventure in skladišče. Inventurni popis je organiziran tako, da so na enem popisu lahko samo artikli, ki spadajo na isto skladišče. V naslednjem koraku določamo katera sredstva spadajo na popis. Sistem nam že ponudi klasifikacije, ki spadajo na dano skladišče. Če želimo na popis dodati še kakšen artikel, ki ne spada v klasifikacijo, ki smo jo določili za popis, ga dodamo pod artikli. (1 in 2 na sliki). Na enak način pripravimo inventurne popise za vsa sredstva.

Inventurna pola

Inventurna pola je seznam sredstev za popis. Inventurno polo izpišemo s klikom na ikono (4). Pred izpisom izberemo še:

• Prikaz zaloge - ali bo na inventurni poli prikazana tudi trenutna zaloga (knjižno stanje) ali ne. Praviloma pustimo to polje neodkljukano - je samo v pomoč popisovalcem ali komisiji
• Tudi artikli s spremljanjem - na inventurni poli bodo tudi artikli, ki imajo vključeno spremljanje
• Tudi artikli z lokacijskin poslovanjem - na inventurni poli bodo tudi artikli, ki jih vodimo lokacijsko
• Izberemo statuse artiklov (ponavadi ne izpisujemo artiklov s statusom 'neaktivni', zato tega pustimo neobkljukanega)

O spremljanju in lokacijskem poslovanju več v razdelku Skladiščenje.

Inventurni popis

Pripravljene inventurne pole razdelimo popisovalcem. Le-ti morajo popisati stanje vseh sredstev, ki so na popisni poli. Tukaj imamo več možnosti / postopkov glede na to, kako je definirano skladišče oz. sredstva popisa.

1. Če imamo skladišče oz. sredstva s spremljanjem, morajo biti le-ta označena z nalepkami. V tem primeru moramo popisovati sredstva s skeniranjem / vnašanjem lokacij in paketov / šifer. Tak popis najlažje izvedemo preko mobilne aplikacije. Z vsako skenirano nalepko se zapiše nova postavka (7) (če še ni popisana) na popis. Več o delu z mobilno aplikacijo oz. skladiščenjem nasploh v razdelku Skladiščenje. Pri tej vrsti popisa moramo definirati natančno katera skladiščna lokacija je prisotna in za katero sredstvo gre. Tukaj ni dovolj, da poznamo šifro artikla, saj je lahko isti artikel (ista šifra) zaveden na več mestih označen pa je seveda vsak kos posebaj.
2. Če na sredstvih nimamo vključenega spremljanja lahko vsako posamezno šifro dodamo na popis z gumbom Dodaj. Vnesemo šifro, lokacijo (če skladišče posluje lokacijsko) in količino. Za lažje in hitrejše delo nam lahko sistem sam zgenerira predlog popisa. To storimo z gumbom Predlog popisa (5). Če ob tem označimo še 'Dodaj trenutno zalogo', dobimo popisane količine enake knjižnemu stanju. Izberemo še statuse artiklov, ki spadajo na popis. Dobimo popis vseh sredstev, ki spadajo na dotično inventurno polo. Gremo čez tabelo in vnesemo preštete količine pri sredstvih, kjer med popisom nismo našli enake količine kot je v knjižnem stanju. Klikanje na posamezno postavko popisa ni potrebno, količine vnašamo kar v tabelo. Ko smo popisali vsa sredstva iz popisnega lista, si popis izpišemo. To storimo s klikom na ikono (3).

Inventurne razlike

Ko je inventurni popis končan - popisana so vsa najdena sredstva, preverimo inventurne razlike. To storimo z gumbom Inventurne razlike. Sistem nam predoči tabelo sredstev s popisano količino, knjižnim stanjem in razliko. Ko preverimo razlike, lahko inventurni popis potrdimo.

Knjiženje razlik

Potrjene inventurne popise je ob končani inventuri potrebno še poknjižiti. Sistem nam iz dobljenih razlik generira ustrezna materialna dokumenta: inventurni višek in inventurni manjko. S tem je inventura končana, knjižno stanje pa je usklajeno z dejanskim. Poknjižene inventurne dokumente najdemo v meniju Tip -> Materialno poslovanje -> Inventurne razlike. Pri le-teh imamo še tretjo vrsto dokumenta - inventurni odpis. Tukaj gre za sredstva, pri katerih se je ugotovilo, da so v okvari, neustrezna... ali kakorkoli drugače neuporabna. Z inventurnim odpisom jih razknjižimo iz zaloge. Te dokumente knjižimo ročno, saj niso nujno predmet inventure. Poškodovanja, uničenja ipd. se lahko zgodijo kadarkoli v poslovnem letu. Odpise dodajamo v meniju Tip -> Materialno poslovanje -> Inventurne razlike.