Matični podatki
Da bi EDI procesi lahko sploh delovali, je potrebno, da se oba subjekta, ki sodelujeta v EDI procesu (kupec in dobavitelj), uskladita. Potrebno je namreč predhodno izmenjati in uskladiti določene podatke.
- šifra izdelka, ki ga prodajamo kupcu, se mora 'upariti-povezati' s kupčevo šifro izdelka.
- enako velja za naziv izdelka - povezava s kupčevim nazivom izdelka.
- določiti je potrebno način dostave - prevoza, določiti prevoznika.
- uskladiti ID (dobaviteljev in kupčev) - da sta usklajena na obeh straneh, ker 'nastopata' skozi cel proces izmenjave podatkov.
- izdelke in njihovo embalažo je potrebno opremiti s težami - podatki o teži so namreč pomemben del logističnega procesa tako na strani dobavitelja, kot tudi kupca in prevoznika.
- na embalažah je potrebno označiti parametre za tiskanje etiket (tip etikete, enota mere embalaže)
- uskladiti je potrebno način označevanja izdelkov, oz. paketov izdelkov, da so opremljeni z vsemi potrebnimi oznakami, za obe strani izmenjave.
- Uskladiti naslove za dostavo
- Še kakšni drugi podatki - odvisno od specifike EDI procesa (čas transporta, plačilni pogoji, davčni podatki... ipd).