EDI proces od pogodbe do dobave

Kot že povedano, je potrebno, da so vnešeni matični podatki. Le-te zagotovimo z urejanjem matičnih podatkov artikla in pakiranja.

1. Kupec pošlje predlog pogodbe o dobavi v EDI obliki (npr. Purchase Order za pogodbe). Na pogodbi imamo določeno za kateri izdelek gre, za kakšno ceno, količine, plačilne pogoje ipd.
2. Mi kot dobavitelj uredimo pogodbo popravek pogodbe - dodamo manjkajoče podatke (izberemo skladišče, prevoznika, pakiranje, določimo čas transporta, plačilni rok).
3. Mi preko EDI-ja pogodbo bodisi potrdimo, bodisi predlagamo drugačne parametre (datum, količina in cena).V kolikor smo preko EDI-ja pogodbo potrdili, se status pogodbe spremeni v confirmed (oz. accepted). V kolikor smo predlagali drugače parametre, se ti parametri usklajujejo s kupcem preko EDI-ja na podoben način, kot je opisano v Edi procesu od naročila do dobave v točkah 3 do 6.
4. V kolikor je pogodba usklajena preko EDI-ja mi v času trajanje pogodbe sprejemamo napovedi dobave izdelkov preko EDI sporočil (npr. EDI Forecast). Iz EDI Forecastov se avtomatsko zgenerirajo dobave, bodisi planirane bodisi fiksirane. Dobava ima določeno količino in datum izdobave izdelkov.

EDI proces od naročila do dobave

Je podoben procesu od pogodbe do dobave, le da tukaj namesto pogodbe in večih napovedi dobave dobimo le posamično naročilo. Tudi v tem primeru so potrebni usklajeni matični podatk. Urediti moramo matične podatke artikla in pakiranja.

1. Kupec pošlje naročilo preko EDI sporočila (npr. Purchase Order) in dobi status 'new' (novo). V naročilu kupec določi kolikšno količino izdelka naroča po kakšni ceni in z željenim datumom dobave.
2. Mi kot dobavitelj uredimo prejeto naročilo - dodamo manjkajoče podatke (izberemo skladišče, prevoznika, pakiranje, določimo čas transporta, plačilni rok).
3. Če se strinjamo s predlagano ceno, količino in željenim datumom dobave, le-to podtrdimo preko EDI-ja. Status naročila se v tem primeru spremeni v 'confirmed' (potrjeno). Nadaljuje se s korakom 7.
4. Če se dobavitelj ne strinja s katerim od podatkov, ta podatek spremeni - spreminjajo se lahko datum, količina in cena. Naročilo dobi status 'changed' (spremnjen).
5. Kupec sprejme 'changed' naročilo, se s popravkom strinja in pošlje popravljeno naročilo s statusom 'modified'(popravljen).
6. Izmenjava na tak način (od točke 4.) se nadaljuje dokler se obe strani ne uskladita - ali se naročilo sprejme, ali pa prekine.
7. Ko je posamezna postavka naročila kupca v statusu confirmed, se iz nje avtomatsko kreira dobava, ki ima določeno količino in datum izdobave.

EDI proces od dobave do računa

1. Iz ene ali več (odvisno od pogojev dostave - zberemo dobave z istim rokom za istega prejemnika... ipd.) dobav kreiramo dobavnico. To naredimo v seznamu dobav tako, da ustrezne dobave označimo in iz njih se avtomatsko skreira dobavnica.
2. Na postavkah dobavnice zgeneriramo pakete na osnovi pakiranja in količine. Po potrebi dodamo, brišemo pakete, nato pa iztiskamo etikete za kupca za pakete.
3. Na dobavnici določimo prevoz - EDI proces zahteva številko prevoza.
4. Podatki se potrdijo - Dobavnica dobi ASN (Advanced Shipping Number). S klikom na gumb pošljemo dobavnico preko EDI sporočila ('Despatch Advice') kupcu.
5. Iz potrjene dobavnice lahko kreiramo faktura, ki jo dopolnimo z davčnimi podatki in jo na podoben način kot dobavnico oddamo v EDI.